Kernpunten
- Begin bij het doel en de doelgroep: welke beslissingen moet het dashboard ondersteunen?
- Kies een handvol KPI's per doelgroep en leg van elke KPI de definitie, bron, eigenaar en norm vast.
- Schets het dashboard eerst met fictieve cijfers; aanpassen op papier is goedkoper dan in een gebouwd model.
- Toon elke KPI met context, zoals een doel, vorig jaar of een trend.
- Regel toegang per rol en plan onderhoud: een dashboard zonder eigenaar veroudert snel.
Wat een KPI-dashboard is, en wat niet
KPI staat voor key performance indicator: een meetbare waarde die laat zien of je op koers ligt voor een doel. Een KPI-dashboard bundelt die waarden op één scherm, met een vergelijking ten opzichte van een norm en een trend. Een management dashboard is een KPI-dashboard voor de directie of het managementteam, met de cijfers op het niveau van de hele organisatie.
Een KPI-dashboard is geen rapport met alle beschikbare cijfers. Het doel is in één oogopslag zien waar actie nodig is. De details staan op onderliggende pagina's of in operationele rapporten.
Stappenplan: zo maak je een KPI-dashboard
Een KPI-dashboard maken gaat het best in een vaste volgorde. De eerste vijf stappen gebeuren voordat er iets gebouwd wordt:
- Bepaal het doel en de doelgroep: wie kijkt, hoe vaak, en welke beslissingen neemt diegene?
- Kies de KPI's die bij die beslissingen horen, en niet meer.
- Leg per KPI de definitie vast: berekening, bron, filters, eigenaar en norm.
- Breng de bronnen in kaart en controleer of de data beschikbaar en betrouwbaar is.
- Schets het dashboard eerst, met fictieve cijfers, en bespreek de schets met de gebruikers.
- Bouw het dashboard volgens vaste ontwerpregels.
- Regel toegang per rol, zodat iedereen de juiste cijfers ziet.
- Plan onderhoud: verversing, controle van de definities en periodieke evaluatie.
KPI's kiezen en definiëren
Een goede KPI is beïnvloedbaar, meetbaar uit beschikbare data en heeft een eigenaar en een norm. Combineer achterlopende indicatoren, zoals omzet en marge, met voorlopende indicatoren, zoals pijplijnwaarde of orderintake, die eerder laten zien waar het heen gaat. Vermijd cijfers die vooral mooi ogen maar nergens tot een beslissing leiden.
De definitie is minstens zo belangrijk als de keuze. "Omzet" kan gefactureerd of besteld zijn, inclusief of exclusief btw, met of zonder creditnota's. Leg daarom per KPI vast:
- Naam en korte omschrijving.
- Berekening, inclusief filters en uitzonderingen.
- Bron, tabel en veld.
- Eigenaar: wie is verantwoordelijk voor de definitie en de opvolging.
- Norm of doel, en wanneer de KPI op rood springt.
- Hoe vaak de KPI wordt ververst.
Voorbeelden van KPI's per afdeling
Welke KPI's passen, verschilt per organisatie. Deze voorbeelden helpen als startpunt bij het kiezen:
| Afdeling | Voorbeeld-KPI's | Typische bron |
|---|---|---|
| Directie | Omzet ten opzichte van budget, brutomarge, EBITDA, liquiditeit | ERP of boekhouding |
| Financiën | Debiteurendagen (DSO), openstaande posten, kosten ten opzichte van budget, cashflow | ERP of boekhouding |
| Sales | Pijplijnwaarde, conversieratio, gemiddelde orderwaarde, nieuwe klanten | CRM |
| Marketing | Leads per kanaal, kosten per lead, conversie op de website | Marketingtools, CRM, webanalyse |
| Operatie en logistiek | Levertrouw, doorlooptijd, omloopsnelheid van de voorraad, foutpercentage bij orderpicking | ERP, warehousemanagementsysteem |
| HR | Verzuimpercentage, verloop, openstaande vacatures, bezetting ten opzichte van planning | HR-systeem, planning |
| Klantenservice | Reactietijd, oplostijd, klanttevredenheid (NPS of CSAT) | Ticketsysteem, enquêtes |
| Retail | Omzet per uur, conversie in de winkel, gemiddelde bonwaarde, personeelskosten als percentage van de omzet | Kassasysteem, personeelsplanning |
Schets het dashboard voordat je bouwt
Een stap die vaak wordt overgeslagen, is het schetsen. Maak een schets of klikbaar prototype met fictieve cijfers en loop die door met de mensen die het dashboard gaan gebruiken. Stel bij elke tegel de vraag: wat doe je als dit getal rood is? Kan niemand die vraag beantwoorden, dan hoort de tegel er waarschijnlijk niet op.
Bij Data Analytics, het bedrijf achter ENABLE, is dit de vaste werkwijze: eerst het eindproduct visualiseren, daarna de data koppelen en modelleren, en pas dan het portaal inrichten. Zo weet iedereen vooraf wat er gebouwd wordt, en voorkom je dat een datamodel achteraf moet worden omgebouwd.
Ontwerpregels voor een management dashboard
Een management dashboard wordt vaak kort en onder tijdsdruk bekeken. Deze ontwerpregels helpen om het snel leesbaar te maken:
- Zet het belangrijkste linksboven; daar begint het oog.
- Beperk het aantal visuals per pagina en gebruik onderliggende pagina's voor details.
- Geef elk getal context: een doel, vorig jaar of de vorige periode. Een losse omzet zegt weinig.
- Gebruik kleur alleen voor betekenis, zoals de status ten opzichte van de norm, en combineer rood en groen met een pictogram of tekst voor kleurenblinde lezers.
- Kies de grafiek bij de vraag: een lijn voor een trend, staven voor een vergelijking. Vermijd 3D en taartdiagrammen met veel segmenten.
- Schrijf titels die zeggen wat je ziet, zoals "Omzet per maand ten opzichte van budget".
- Toon wanneer de data voor het laatst is ververst.
- Controleer de weergave op mobiel als managers het dashboard onderweg bekijken.
Toegang per rol en onderhoud
Niet iedereen hoeft alles te zien. De directie ziet de hele organisatie, een regiomanager zijn eigen regio en een externe partner alleen de eigen cijfers. Dat regel je met rollen en row-level security, zodat je één dashboard onderhoudt in plaats van tien kopieën.
Daarna begint het onderhoud. Zorg dat elke KPI een eigenaar heeft, bewaak of verversingen slagen en kijk elk kwartaal of de KPI's nog passen bij de doelen. Dashboards die niemand meer opent, kun je beter opruimen.
In ENABLE regel je toegang met toegangsprofielen en row-level security, iedereen ziet wanneer de data voor het laatst is ververst, en Data Analytics volgt met de dagelijkse Power BI-gezondheidscheck welke dashboards worden geopend en of ze in orde zijn. Maanddoelen leg je vast in de ingebouwde app Targets. Met de Dashboard Builder, die als pilot beschikbaar is, maak je zelf KPI-tegels met een vergelijking met vorig jaar.
Veelgemaakte fouten bij een KPI-dashboard
Een KPI-dashboard dat weinig wordt gebruikt, struikelt vaak over een van deze punten:
- Te veel KPI's, waardoor niets meer opvalt.
- Geen vastgelegde definities, waardoor elke afdeling een ander getal noemt.
- Bouwen voordat de gebruikers de schets hebben gezien.
- Handmatige Excel-bestanden als bron, die breken zodra iemand een kolom verplaatst.
- Geen norm of doel, waardoor niemand weet of een getal goed of slecht is.
- Geen eigenaar, waardoor het dashboard na een paar maanden niet meer klopt.