Kernpunten
- Publiceren op internet maakt een rapport openbaar voor iedereen met de link en is nooit geschikt voor bedrijfsdata.
- Voor collega's is een Power BI-app in de Power BI-service meestal de overzichtelijkste manier om te delen.
- Voor een klein aantal vaste externe partners werken B2B-gastgebruikers in Microsoft Entra ID.
- Voor veel externen, een eigen huisstijl en eigen cijfers per klant past een klantportaal met Power BI Embedded.
- Row-level security geldt alleen voor kijkers; leden, inzenders en beheerders van een werkruimte zien alle data.
Vier manieren om een Power BI-dashboard te delen
Wie een Power BI-dashboard wil delen, heeft grofweg vier opties. Ze verschillen in wie er kan kijken, of er ingelogd moet worden, welke licentie de kijker nodig heeft en wie de toegang beheert. De tabel geeft het overzicht; in de volgende paragrafen lees je per optie waar je op let.
| Optie | Wie kan kijken | Inloggen | Licentie kijker | Geschikt voor |
|---|---|---|---|---|
| Publiceren op internet | Iedereen met de link | Nee | Geen | Alleen openbare, niet-gevoelige gegevens |
| Delen of app in de Power BI-service | Collega's in je eigen tenant | Ja, met een Microsoft-account | Pro of Premium Per User, of content in een geschikte capaciteit | Interne rapportage |
| B2B-gastgebruikers | Externen die je als gast uitnodigt | Ja, met een eigen account als gast | Pro of Premium Per User, of content in een geschikte capaciteit | Enkele vaste externe partners |
| Ingebed portaal (Power BI Embedded) | Gebruikers die het portaal toelaat | Ja, in het portaal | Geen; de organisatie neemt een capaciteit af | Klanten, leveranciers, franchisenemers |
Publiceren op internet: openbaar, dus niet voor bedrijfsdata
Publiceren op internet (Publish to web) levert een link en een insluitcode op waarmee iedereen het rapport kan bekijken, zonder in te loggen. Er is geen controle op wie kijkt, links kunnen worden doorgestuurd en ingesloten pagina's kunnen door zoekmachines worden gevonden. Rapporten met row-level security kun je niet eens op deze manier publiceren.
Gebruik deze optie alleen voor gegevens die je ook op je website zou zetten, zoals openbare statistieken. Als beheerder kun je de functie in de tenantinstellingen uitzetten of beperken tot een kleine groep. In het beheerportaal van Power BI zie je onder insluitcodes welke rapporten al openbaar zijn gepubliceerd. Controleer die lijst periodiek.
Delen binnen je organisatie via de Power BI-service
Voor collega's deel je in de Power BI-service. Je kunt een rapport rechtstreeks delen via een link, iemand een rol geven in een werkruimte, of een Power BI-app publiceren met een of meer doelgroepen. Voor brede verspreiding is een app het overzichtelijkst: makers werken in de werkruimte, lezers krijgen alleen de app.
Kijkers hebben een Power BI Pro- of Premium Per User-licentie nodig, tenzij de content in een voldoende grote Premium- of Fabric-capaciteit staat. Geef lezers geen rol als lid, inzender of beheerder in de werkruimte: row-level security geldt alleen voor de rol kijker. Wees ook zuinig met deellinks voor "personen in je organisatie"; die reiken vaak verder dan bedoeld.
Power BI delen met externen via B2B-gastgebruikers
Met Microsoft Entra B2B nodig je een externe gebruiker uit als gast in je eigen tenant. De gast logt in met zijn eigen werkaccount of met een eenmalige code per e-mail, en ziet daarna de apps en rapporten die je met hem deelt. Een beheerder moet extern delen wel toestaan in de instellingen van Microsoft Entra ID en Power BI.
Ook gasten hebben een passende licentie nodig: een eigen Pro-licentie vanuit hun organisatie, een licentie die jij toewijst, of content in een geschikte capaciteit. B2B werkt goed voor een beperkt aantal vaste partners. Bij tientallen of honderden klanten wordt het beheer zwaar: gastaccounts stapelen zich op, toegang blijft bestaan als een samenwerking stopt en de gebruiker ziet de omgeving van Microsoft in plaats van jouw huisstijl.
Een Power BI-klantportaal met Power BI Embedded
Een Power BI-klantportaal is een eigen webomgeving waarin externe gebruikers inloggen en hun dashboards zien. Het portaal gebruikt Power BI Embedded in het scenario "insluiten voor je klanten": het vraagt namens de gebruiker een embedtoken aan, met daarin de identiteit en rol voor row-level security. Eindgebruikers hebben geen Power BI-licentie nodig; de organisatie neemt wel een capaciteit af.
Het voordeel is schaal en controle. Je kunt veel gebruikers toelaten, per klant de data filteren en het portaal in je eigen huisstijl tonen. De keerzijde is dat de beveiliging volledig afhangt van het portaal: login, rechten, RLS-koppelingen en logging moeten daar goed geregeld zijn.
ENABLE is een voorbeeld van zo'n portaal. Gebruikers worden per e-mail uitgenodigd en loggen in met tweestapsverificatie, toegangsprofielen bepalen welke dashboards iemand ziet en row-level security koppelt gebruikers aan Power BI-rollen. Klantbeheerders zien in het activiteitenlog wie wat heeft gedaan.
Risico's bij het delen van Power BI-dashboards
De grootste risico's zitten meestal niet in Power BI zelf, maar in de manier waarop je deelt. Let vooral op deze punten:
- Openbare links via publiceren op internet die bedrijfsgegevens blootleggen.
- Deellinks voor de hele organisatie, waardoor rapporten verder reiken dan bedoeld.
- Exports naar Excel, PDF of PowerPoint die buiten Power BI verder leven; beheerders kunnen exportopties beperken.
- Lezers met een rol als lid, inzender of beheerder in de werkruimte, voor wie row-level security niet geldt.
- Gastaccounts die blijven bestaan nadat een samenwerking is gestopt.
- Een eigen portaal dat terugvalt op een ongefilterd rapport als een gebruiker geen rol heeft.
- Eén gedeeld account voor meerdere mensen: je weet niet meer wie wat heeft gezien, en het past niet bij het licentiemodel van Microsoft, dat per gebruiker werkt.
Zo kies je de juiste manier van delen
Welke optie je ook kiest: test vóór livegang wat een gebruiker werkelijk ziet, controleer de exportinstellingen en plan een vaste controle van wie er nog toegang heeft. Als vuistregel:
- Alleen collega's: publiceer een Power BI-app en gebruik row-level security als niet iedereen alles mag zien.
- Een paar vaste externe partners die zelf Microsoft 365 gebruiken: nodig ze uit als B2B-gastgebruiker.
- Veel externen, een eigen huisstijl en per klant eigen cijfers: kies een klantportaal met Power BI Embedded, zelf gebouwd of als bestaand platform.
- Echt openbare cijfers: publiceren op internet kan, bewust en met toestemming van de beheerder.